의료기관이 폐업하더라도 진료기록부, 수술기록, 처방전 등은 반드시 일정 기간 보관해야 하는 법적 의무가 있습니다. 이는 진료기록은 단순 문서가 아니라 환자의 권리 및 의료행위의 증거가 됩니다.
따라서 병원장은 폐업이후에도 진료기록을 법정기간동안 보관할 의무 환자 요청시 열람 및 사본 제공 의무 개인정보 보호 의무
를 계속 부담하게 됩니다. 
1. 보관책임
폐업시 진료기록 보관책임은 의료기관 개설자 즉, 병원장에게 있습니다. 이에 병원장은 진료기록에 대해 하는 방법 중 하나를 선택하여 보관할수 있습니다. 또한 보관기간동안 기록 분실, 개인정보 유출, 환자 열람 요청 미응대 또한 병원장 책임이므로 보관이 잘 되어있는지 확인하는 것도 필요합니다.
2. 보관기간진료기록은 항목별 보관 기간이 다릅니다. 마지막 진료일을 기준으로 진료기록부: 10년 수술기록: 10년 검사기록: 5년 처방전: 2년 영상자료 (X-ray, CT 등): 5년
의료법상의 보관 의무 기간은 폐업 이후에도 동일하게 적용됩니다.
3. 환자 안내 의무폐업시에는 반드시 환자에게 진료기록 보관장소, 열람 및 사본 발급 방법, 연락 가능한 정보를 남겨야합니다. 이는 폐업 최소 2주 전부터 병원 출입문, 병원 내 공지 및 홈페이지 게시와 필요시 문자 안내가 필요합니다.
4. 개인정보 보호진료기록은 민감정보이므로 외부 유출 방지, 접근 권한 제한, 안전한 보관(잠금장치, 암호화 등)이 필요합니다. 또한, 보관기간 종료 후 정보 폐기 시에도 개인정보 파기 절차에 따라 시행하고 이에 대한 기록을 남겨야합니다. 이는 개인정보보호법 위반 문제로 연결될수 있어 기록을 통해 법적 분쟁 및 책임에 대한 방어를 할수 있습니다.
5. 실제로 발생하는 문제폐업 후 기록 보관 장소를 정하지 않음 환자 문의 시 연락이 안됨 계약 없이 구두로 맡기는 경우 개인 PC, 외장하드 등 직원 개인 보관 폐업 후 진료기록 방치
이런 경우 법적 책임 뿐 아니라 행정처분 가능성이 있습니다.
의료기관 폐업은 끝이 아니라 진료 기록 관리의 시작입니다.
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