병원 내에서 간혹 업무용 메일이 없는 경우 직원 개인 메일이나 개인 메신저를 이용하여 업무를 진행하는 일이 발생합니다.
하지만 직원 개인 계정을 이용한 업무 방식은 여러 문제를 초래할수 있습니다.
1. 법적 위험 : 의료법 및 개인정보보호법 위반 가능성병원은 환자의 이름, 주민등록번호 뿐 아니라 병명, 진료기록, 건강상태 등 민감한 정보를 다루는 기관입니다. 따라서 개인 계정을 통해 정보를 전달, 보관, 공유하는 것은 의료법과 개인정보 보호법에 위반 될수 있습니다. 이 경우 직원 뿐 아니라 병원도 과태료, 벌금 등의 형사 처벌 및 행정처분을 받을 수 있습니다.
2. 병원 정보 및 영업 비밀 보호 문제환자정보뿐 아니라 병원에서 만들어지는 문서와 자료는 병원의 지적 자산입니다. 하지만 개인 계정에 자료를 저장하거나 주고 받을 경우 직원의 퇴사나 계정 해킹시 정보 유출 위험이 커집니다. 치료 방법, 업체별 매입 단가 등은 영업비밀의 노출로 이어질수 있습니다.
3. 기록 관리의 어려움업무 관련 기록이 개인 계정에 있는 경우 누가, 어디에 어떤 자료를 보관하고 있는지 파악하기 어렵습니다. 이는 문제 발생시 참고할 자료 확보가 어려울 뿐 아니라 증거가 필요한 경우 증거를 확보다는 과정이 복잡하고 어려워집니다. 예) 직원 1계정에 자료가 있는 경우 직원이 삭제하거나 개인적인 내용들로 인해 접근을 제한한 경우 재확보가 안되는 어려움이 있음
4. 업무 인수인계 및 연속성 저하직원이 퇴사하거나 부서를 이동할 경우 개인 계정의 기록을 인계하지 않고 삭제할 경우 다른 직원들이 업무를 파악하는데 어려움 있습니다. 문서를 다시 만들어야할 경우 참고해야할 자료나 이전 기록이 없어 연속성이 떨어지거나 전문성이 떨어질 가능성이 높습니다.
5. 예방 및 관리 방안이러한 문제를 예방하기 위해서는 업무용 계정을 공식화하여 작은 업무 관리에도 메일 사용을 공식화하는 것이 필요합니다. 개인 계정을 통한 업무 처리는 금지하고 언제든 인수인계를 할수 있다는 점을 명시하여 업무용 계정으로도 개인적인 업무를 금지하여 개인과 업무에 대해 구분하는 것이 중요합니다.
또한 정기적인 공지 및 교육과 함께 비밀보호서약서를 통해 직원 스스로 중요성을 인식하고 환자정보와 병원 정보를 보호하는 절차를 권장드립니다.
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