의료기관의 경우 의약품, 의료소모품등 다양한 물품을 구매, 관리합니다.
특히 구매자, 사용자, 결제자가 다른 경우가 많고
수기 또는 구두로 진행되다 보니 구매한 제품의 단가나 수량이 구매한 것과 맞는지
또는 구매의뢰서, 거래명세서, 세금계산서의 금액은 맞는지 등 확인하는 과정에서
오류가 많이 발생하게 됩니다.
이때, 필요한 것이 병원 자재리스트와 구매의뢰서입니다.
구매의뢰서가 필요한 이유
구매하는 사람, 사용하는 사람, 결제하는 사람이 다르면서 정보 전달 오류가 발생합니다.
처음에는 단순히 “ 이 물건 없어요 주문해주세요”라고 구두 또는 메모 한장으로 시작되지만
이런 작은 소통 오류는
주문수량 착오
주문제품 착오
거래명세서 누락
세금계산서 금액 차이
결제금액 오류
와 같은 문제로 연결됩니다.
특히, 병원의 경우 교환이나 반품이 어려운 의약품도 많고, 월말이나 일괄 결제 등 후불 결제가 이루어지는 경우가 있습니다.
제품을 받고 나중에 거래명세서와 세금계산서를 정리하는 경우가 많아
정확히 확인하지 못하고 결제까지 진행되는 일이 발생하게 됩니다.
그렇기 때문에 오류가 발생시 수정하는데 불필요한 업무들이 발생하게 됩니다.
병원 구매 관리 필수 서류
위의 문제들을 예방하는 가장 확실한 방법은 구매의뢰서를 작성하는 것입니다.
구매의뢰서는 단순한 문서처럼 보이지만
구매 요청날짜, 필요한 수량, 재고확인, 금액, 세금계산서 발행 여부 등을 정리할수 있어 정보전달 오류를 줄이는데 도움을 줍니다.
1. 자재리스트
자재리스트란 병원에서 사용하는 물품의 이름, 공급업체, 종류, 구매 단위, 금액에 대해 정리한 문서입니다.
2. 구매의뢰서
자재리스트를 기준으로 물품 구매 요청시 작성하는 문서입니다.
병원에서 구매의뢰서 양식을 활용하면
거래명세서와 세금계산서를 쉽게 관리할 수 있습니다.
특히 소규모 의원에서는 세금계산서 발행 확인과 거래명세서 관리 방법을
수기로 진행하다 보면 오류가 많이 발생하기 때문에,
구매의뢰서를 통한 체계적인 병원 지출 관리가 필요합니다.
병원 구매의뢰서를 통한 통계 확인하기
구매의뢰가 자재리스트 기준으로 꾸준히 관리되면
병원은 제품별 구매 시기, 사용량, 단가 등 흐름 등을 파악할 수 있습니다.
제품별 구매시기 : 언제 어떤 물품을 집중적으로 구매하는지 확인
제품별 사용량 변화 : 월별, 분기별, 계절별 사용량 추적 가능
제품별 단가 변동 : 공급업체별 단가 비교 및 가격 변동 확인
구매 빈도 : 제품별, 거래처별 구매 빈도 확인
이런 자료를 토대로 우리 병원에서 어떤 제품을 월, 분기, 연도별로 얼마를 사용하는지 확인하여
불필요한 구매를 줄이고, 사용양에 따라 주문량을 조절하여 거래처와 가격 협상 등에 활용할 수 있습니다.
지금 바로 병원 자재리스트와 구매의로서를 사용해보세요.
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