병원 직원 인사서류 보존기간과 개인정보보호법

병원 행정업무를 하다보면 직원별 서류가 쌓이게 됩니다.

계약서부터 업무별 자격증 사본, 결핵검진 서류, 사직서까지..

인사 서류 언제까지 보관해야할까?

근로기준법 제42조 계약서류의 보존을 살펴보면 사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요서류를 3년간 보존하여야한다고(과태료제116조 500만원 이하의 과태료) 정하고 있습니다.

인사 서류는 직원의 근무 시 뿐 아니라 퇴사시 발생할 수 있는 분쟁을 대비 할수 있어 중요합니다.

대통령령이 정하는 중요 서류 및 보존기간 적용일

1. 근로자명부

• 근로자이름, 성별, 고용기간 등 근로자 정보를 작성한 문서

•  근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날로부터 3년

• 근로자명부 양식 바로가기

2. 근로계약서

• 근로계약에 대한 세부 사항을 합의한 문서

• 근로관계가 끝난 날로 부터 3년

• 근로계약서 양식 바로가기

3. 임금대장

• 근로자에게 지급한 임금과 제수당 등을 종합하여 작성한 문서로  전자문서로 보존하는 것도 가능

• 전자문서로 보관했어도 해킹, 바이러스 등으로 문서 확인할수 없는 경우 위반으로 과태료 대상이 될수 있음

• 마지막으로 작성한 날로부터 3년

4. 임금의 결정, 지급방법과 임금 계산의 기초에 관한 서류

• 연봉계약서와 같이 임금에 대한 합의, 임금의 지급, 계산과 관련해 생성된 문서

• 마지막으로 작성한 날로부터 3년

• 연봉계약서 양식 바로가기

5. 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류

• 입사지원서, 사직서, 해고통보서 등과 같은 서류

• 근로자가 해고되거나 퇴직한날로부터 3년

• 사직서 양식 바로가기

6. 승급, 감급에 관한 서류

• 인사평가 등 승진, 발령, 징계 절차와 관련된 서류

• 승급, 감급이 완료된 날로부터 3년

7. 휴가에 관한 서류

• 연차의 생성, 연차 사용과 관련된 연차신청서, 연차 대장, 출산휴가, 휴직 등과 관련된 서류

• 휴가 사용이 완료된 날로부터 3년

• 연차 & 휴가대장 양식 바로가기

8. 그외 기타

• 탄력적/선택적 근로시간, 대체휴일 적용 등 그외 작성한 인사 서류

• 적용이 완료된 날로부터 3년

• 보상휴가제 노사합의 문서양식 바로 가기

개인정보보호와 인사 서류보관

개인정보가 담겨있더라도 법령상 의무를 준수하기 위한 자료보관은 개인정보보보법 위반에 해당하지 않으며 

3년 기간이 지난 후에는 개인정보보호법에 따라 파기 조치를 취하여야합니다

개인정보 파기 관리대장 문서양식 바로가기

↓↓병원운영, 병원직원교육 등 추가로 궁금하신 점은 아래로 문의주세요↓↓

★★메디구루 병원경원 오픈카톡(무료) 바로 가기★★